Procurement Management System SOLMIT menyediakan organisasi dengan platform komprehensif untuk mengelola proses pengadaan dari awal hingga akhir, mulai dari pemilihan pemasok dan negosiasi kontrak hingga manajemen pesanan pembelian dan kolaborasi dengan pemasok. Ini memungkinkan organisasi untuk mencapai penghematan biaya, meningkatkan efisiensi, memastikan kepatuhan, dan meningkatkan hubungan dengan pemasok

Komponen Utama:

• Manajemen Pemasok: PMS mengumpulkan informasi pemasok secara terpusat, termasuk detail kontak, riwayat kinerja, sertifikasi, dan dokumen kepatuhan. Ini memungkinkan organisasi untuk mengelola hubungan dengan pemasok, melakukan evaluasi vendor, dan melacak kinerja pemasok.
• Permintaan Pembelian: Sistem ini memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengirimkan permintaan pembelian untuk barang dan layanan yang dibutuhkan oleh berbagai departemen dalam organisasi. Ini menyederhanakan proses persetujuan permintaan, melacak status permintaan, dan memastikan kepatuhan dengan kendala anggaran dan kebijakan pengadaan.
• Sumber Daya dan Pemilihan Pemasok: PMS mendukung kegiatan sumber daya dengan menyediakan alat untuk penemuan pemasok, manajemen penawaran, dan evaluasi vendor. Ini membantu organisasi mengidentifikasi pemasok berkualitas, membandingkan penawaran, bernegosiasi kontrak, dan memilih vendor terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan seperti biaya, kualitas, dan kehklienlan.
• Manajemen Kontrak: Sistem ini mengelola kontrak pengadaan sepanjang siklus hidupnya, mulai dari pembuatan dan negosiasi hingga pelaksanaan dan perpanjangan. Ini menyimpan dokumen kontrak, melacak tonggak kunci, memantau kinerja kontrak, dan memberi peringatan kepada pengguna tentang batas waktu perpanjangan dan persyaratan kepatuhan.
• Manajemen Pesanan Pembelian: PMS menghasilkan pesanan pembelian (PO) berdasarkan permintaan dan syarat kontrak yang disetujui. Ini mengotomatisasi pembuatan PO, alur kerja perutean, dan persetujuan, melacak status pesanan dan jadwal pengiriman, dan mendamaikan faktur dengan PO untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan.
• Manajemen Inventaris: Beberapa solusi PMS termasuk kemampuan manajemen inventaris untuk melacak tingkat stok, memantau perputaran inventaris, dan mengelola pesanan pengisian. Ini membantu organisasi mengoptimalkan tingkat inventaris, mengurangi kehabisan stok, dan meminimalkan biaya pengangkutan.
• Kolaborasi dengan Pemasok: Sistem ini memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara pembeli dan pemasok melalui portal online, alat pesan, dan fitur berbagi dokumen. Ini menyederhanakan komunikasi, menyelesaikan perselisihan, dan memfasilitasi transparansi dalam proses pengadaan.

Manfaat:

• Penghematan Biaya: Sistem Manajemen Pengadaan membantu organisasi mengurangi biaya pengadaan dengan mengoptimalkan pemilihan pemasok, bernegosiasi dengan syarat yang menguntungkan, dan mengkonsolidasikan volume pembelian untuk memanfaatkan ekonomi skala.
• Efisiensi: Dengan mengotomatisasi proses pengadaan manual dan menghilangkan alur kerja berbasis kertas, PMS meningkatkan efisiensi proses, mengurangi waktu siklus, dan meningkatkan produktivitas bagi tim pengadaan.
• Kepatuhan: Sistem ini memastikan kepatuhan dengan kebijakan internal, persyaratan regulasi, dan standar industri dengan menerapkan kontrol pembelian, melacak pengeluaran, dan menjaga jejak audit dari aktivitas pengadaan.
• Manajemen Risiko: PMS mengurangi risiko pengadaan dengan mengumpulkan informasi pemasok secara terpusat, melakukan pemeriksaan tuntas terhadap vendor, dan memantau kinerja pemasok. Ini membantu mengidentifikasi dan menangani gangguan rantai pasokan, masalah kualitas, dan ketidakpatuhan kontrak.
• Transparansi: Dengan visibilitas real-time ke dalam aktivitas pengadaan, PMS memberikan transparansi dan akuntabilitas kepada para pemangku kepentingan dalam proses pengadaan. Ini memungkinkan pelacakan pengeluaran, pemantauan kinerja kontrak, dan pelaporan pada indikator kinerja kunci (KPI).
• Sourcing Strategis: Sistem ini mendukung inisiatif sumber daya strategis dengan memberikan wawasan berbasis data tentang kinerja pemasok, tren pasar, dan peluang penghematan biaya. Ini membantu organisasi membuat keputusan pengadaan yang terinformasi dan mendorong perbaikan berkelanjutan dalam praktik pengadaan.
• Manajemen Hubungan dengan Pemasok: PMS memperkuat hubungan dengan pemasok dengan memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan umpan balik antara pembeli dan pemasok. Ini memupuk kemitraan jangka panjang berdasarkan kepercayaan, penciptaan nilai bersama, dan tujuan bersama.