Project Management Policy SOLMIT menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk mengelola proyek secara efektif dan efisien, memastikan keselarasan dengan tujuan organisasi, meminimalkan risiko, dan memaksimalkan hasil proyek.

Komponen Utama:

• Tujuan dan Lingkup: Kebijakan ini dimulai dengan mendefinisikan tujuan dan lingkup manajemen proyek dalam organisasi. Ini menguraikan tujuan kebijakan, yang meliputi pembentukan proses manajemen proyek standar, peran, dan tanggung jawab di seluruh organisasi.
• Siklus Hidup Proyek: Kebijakan ini menguraikan tahapan siklus hidup proyek, dari inisiasi proyek hingga penutupan, dan mendefinisikan kegiatan, hasil, dan tonggak kunci yang terkait dengan setiap tahap. Ini menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk mengelola proyek dari awal hingga selesai.
• Pemerintahan Proyek: Kebijakan ini menetapkan struktur dan proses pemerintahan proyek untuk memberikan pengawasan dan bimbingan sepanjang siklus hidup proyek. Ini termasuk menetapkan peran dan tanggung jawab pemerintahan proyek, menetapkan proses pengambilan keputusan, dan menerapkan mekanisme untuk pengawasan proyek dan eskalasi.
• Perencanaan dan Pelaksanaan Proyek: Kebijakan ini menguraikan proses perencanaan dan pelaksanaan proyek, termasuk menentukan tujuan, cakupan, dan persyaratan proyek, mengembangkan rencana proyek, jadwal, dan anggaran, dan mengalokasikan sumber daya untuk mendukung kegiatan proyek. Ini menekankan pentingnya praktik manajemen proyek yang efektif, seperti manajemen risiko, manajemen isu, dan manajemen perubahan, untuk memastikan pengiriman proyek yang sukses.
• Pemantauan dan Pengendalian Proyek: Kebijakan ini mendefinisikan proses pemantauan dan pengendalian kinerja proyek, termasuk melacak kemajuan proyek terhadap rencana, mengidentifikasi dan menangani perbedaan dan penyimpangan, dan menerapkan tindakan korektif untuk menjaga proyek tetap berjalan. Ini melibatkan menetapkan indikator kinerja kunci (KPI) dan metrik untuk mengukur kinerja proyek dan melakukan tinjauan proyek reguler serta laporan status.
• Dokumentasi dan Pelaporan Proyek: Kebijakan ini menguraikan persyaratan dokumentasi dan pelaporan untuk proyek, termasuk menjaga dokumentasi proyek seperti piagam proyek, rencana, jadwal, dan laporan status. Ini menentukan format dan frekuensi pelaporan proyek kepada para pemangku kepentingan, termasuk sponsor proyek, komite pengarah, dan manajemen senior.

Manfaat:

• Peningkatan Pengiriman Proyek: Kebijakan Manajemen Proyek menyediakan kerangka kerja standar untuk mengelola proyek, memastikan konsistensi dan keselarasan dengan tujuan organisasi, dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan pengiriman proyek.
  
• Minimalkan Risiko: Dengan menetapkan proses dan kontrol manajemen proyek, kebijakan membantu mengidentifikasi, menilai, dan mengurangi risiko sepanjang siklus hidup proyek, mengurangi kemungkinan kegagalan proyek dan penundaan yang mahal.
  
• Peningkatan Komunikasi dengan Pihak Terkait: Struktur pemerintahan proyek yang jelas dan proses pelaporan memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi di antara para pemangku kepentingan proyek, memastikan keselarasan harapan, pengambilan keputusan tepat waktu, dan penyelesaian masalah dan konflik yang efektif.
  
• Optimalisasi Penyaluran Sumber Daya: Proses perencanaan proyek dan pengelolaan sumber daya yang efektif memungkinkan organisasi untuk menyalurkan sumber daya secara efisien, memaksimalkan pemanfaatan dan meminimalkan biaya proyek.
  
• Peningkatan Akuntabilitas: Peran, tanggung jawab, dan proses pengambilan keputusan yang ditetapkan meningkatkan akuntabilitas di antara anggota tim proyek, memastikan kejelasan harapan dan kepemilikan atas pengiriman proyek.
  
• Peningkatan Terus Menerus: Tinjauan proyek reguler dan sesi pembelajaran dari pengalaman masa lalu memfasilitasi peningkatan terus menerus dalam praktik manajemen proyek, memungkinkan organisasi untuk belajar dari pengalaman masa lalu dan menyempurnakan pendekatan mereka terhadap proyek masa depan.